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【例文あり】初幹事必見!完璧過ぎる8つの歓送迎会段取り術

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どうもおはこんにちばんは。

 

以前に春の人事異動に合わせて新生活参考記事を書きましたが、この時期に合わせて起こるイベントとして歓送迎会がありますね。

中堅あたりに成長してきた社員に白羽の矢が立つ可能性が非常に高いです。

先輩達はやってくれないし、後輩の新入社員にはやらせられないしで結局若手中堅社員に任されることが多いです。

 

おそらくこの記事に辿りついた方は、そんな役割を任されてどうしたらいいか困っている方達だと思います。

 

一見仕事と関係無さそうですが、歓送迎会なども、ある意味仕事の一部として見る事が出来ます。

 

このようなイベントの幹事をやる事によって自分にプラスになる事も多いので、イヤがらずに積極的に前向きに取り組んでみましょう。

また、イベントを成功させることによって上司からも「こいつは計画性があるな。段取りがいい奴だ。」と評価が上がる事間違いなしです。

 

【▼目次】

 

幹事をやることで学べる事

幹事としてイベントを司る事は、意外と仕事に関連する役立つ要素が多く含まれています。

段取り力・計画性

 イベントの決行日に向けてそこから逆算して準備を進めていく事は、まさに仕事の段取りとも共通する作業です。

 

例えば一日の流れにも置き換える事ができます。 

  • 18時退社する=2月25日に歓送迎会が開催される
  • そのためには何を何時まで(何日まで)に行わなければならないか。
  • 発注=予約
  • 発注〆時間=予約〆日
  • 売場計画=歓送迎会計画
  • 売場アイテム選定=歓送迎会の催し思案
  • 提出物取りまとめ=参加者集計
  • …etc

段取り力とは、何をするにも関連付けて繰り返し使用できる万能スキルなのです。引っ越しや結婚式、誕生会、旅行など全てに必要です。

段取り力が高ければ高い程、生活がスムーズで効率の良いものになります。 

 

具体的な作業内容

それでは、具体的な歓送迎会の計画の進め方を解説していきます。

 

実行委員会を立ち上げる

『実行委員会』というと大げさですが、言いかえると『巻き込む人間を決める』という事です。

一人で全ての責任と作業を背負うのは非常に大変です。

周りの人間を巻き込んで作業の分担を行いましょう。自分は幹事、言わば『店長』の立場です。

手をかけるところは手をかけますが、基本的にはチームを統率して進行状況を管理する立場でいてください。

今後、社内での立ち位置が上に進む程に重要になるスキルです。 

 

日程の決定・開催場所の選定

面倒に感じる作業のひとつですが、日程と開催場所は、スパッと決めましょう。

 

日程の決定

ある程度販促内容や、日ごとの作業内容のボリュームを加味して決定します。店長のスケジュールの確認も忘れずに。

日程を発表した時点で必ず、「えー、オレこの日無理だわ」とか「その日は用事が…」とか言ってくる人が何人か出てきます。

ここで日程の変更をするような事はしません。そのために、事前に上記の内容を確認しておいて、大多数が参加できるであろう日程を提案するのです。

店舗の従業員全員参加できるのが当然理想ですが、店が大きくなるほどにそれは不可能です。

全員の日程が合う日なんてありません

ですので、申し訳ないですが事前に調査した上で決定した日にちの変更はしないようにしましょう。

 

開催場所の決定

これは自分ができるならやっても構わないのですが、できる事なら他に振りましょう。

理由は、人数の増減や料理コースの選定など、なかなかボリュームがある事項だからです。

開催場所とのやりとりで時間が取られるため他に気が回らなくならないように進めましょう。

  

参加者の募集

これは、誰か他に振ってから、さらに部門担当に振らせます。そうすることで一人一人の作業が細分化され、軽減化される事でスムーズに進みやすくなります。

当然期限もしっかりと設けます。

その際のポイントとして 、表向きの期限を本当の期限の3日前に設定する事が重要です。

それは、必ず期限が過ぎてから「ごめん、やっぱり行けなくなった」とか「やっぱ行ってもいい?まだ間に合う?」などと集計期限が過ぎているにも関わらず言ってくる人がいるからです。

期限を早めに設定する事によって不測の事態に対応しやすくなります。

  

内容の決定

ここは歓送迎会の質に関わる重要な部分になるので自分が主体で計画・立案しましょう。

普段の仕事中の会話の中で、さりげなく周りに『どんな催しがあったら楽しいか』を聞くように実行委員会メンバーに依頼し、そこで出た意見をまとめた上で、最終的にメンバー内で話し合って決めていきましょう。

また、この重要な内容の部分で自分が中心に立つ事によって、周りに対して『あいつ、指示ばっかで何もやってねえじゃん』という意識を持たせない効果もあるため、重要な部分になってきます。

 

計画の進行状況確認

計画も終盤になってくるとメンバーの中で進捗が遅れている人が出てくる場合もあります。また計画内にその他不具合も出てくる可能性もあります。

一度進行状況を中間点検する事で、最後の最後でバタバタする事なく不具合を修正することができます。

 

会計係を決める

ここは忘れがちですが大切な事です。普段をお金を扱っている事務員さんにお願いするのが無難でしょう。

ここでポイントとなるのが参加費を集めるタイミングですが、おすすめのタイミングが2つあります。

ひとつは『事前回収』です。各部門担当者に依頼し、部門ごとに集金すると、参加者集計と同様に作業が軽減され、金額のパイが少なくなるためトラブル防止にもなります。

もうひとつは、『現地回収』会場に全員が集合してから開始するまでの間です。

お酒が入り始めると収集が付かなくなるので、会場で集めるならば必ず開始前に回収しましょう。

 

事前の打ち合わせ

直前にメンバー内で最終確認をしましょう。ここまで順調に進んでいるとそれほど問題は無いと思いますが最後まで油断大敵です。

流れを確認し、問題が無ければあとは実行あるのみです。

 

挨拶を考える

幹事として開会の挨拶も考えておきましょう。参加者は早くお酒を飲みたくてウズウズしているでしょうから挨拶は短めにしましょう。

その分異動者それぞれに挨拶をしてもらいましょう。開始時は出て行く人、終了時に新しく着任した人に、とお願いした方がいいでしょう。

乾杯の音頭は店長にお願いするのが無難です。

 

【例文】歓送迎会Ver.

  • みなさんお疲れ様です。今回はこの度の人事異動で〇〇さんと△△さんが××店に異動ということで歓送迎会を開催することとなりました。それでは、〇〇さんと△△さん、ご挨拶お願いします。新しく着任された方々には最後の〆にご挨拶いただきたいと思いますので考えておいてください。
  • ありがとうございました。それでは〇〇店長、一言と乾杯の音頭をお願いいたします。

 

 

 まとめ

ここまでやるかって思うかもしれませんが、せっかく頑張って幹事をやるのに途中でトラブルが起きて萎えてしまったり、金銭でもめたり、文句を言われたりすると非常に嫌な思いをする事になります。

仕事スキル向上にも効果的ですのでぜひとも前向きに取り組んでいただきたいと思います。

必ず自分の為にプラスになります!

 

 

 おまけ

■幹事様チェックリスト

  • 日程を決める
  • 会場を決める
  • 参加者集計
  • 参加者集計仮〆日は?
  • 参加者集計本〆日は?
  • 会場予約
  • 催しの準備
  • 中間点検
  • 会計方法確認
  • 最終確認

 

以上

 

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